W erze cyfrowej, w której komunikacja elektroniczna stała się codziennością, coraz częściej spotykamy się z sytuacjami, w których umowy są zawierane za pośrednictwem emaila. To rodzi pytania o ich prawomocność i możliwość dochodzenia praw na ich podstawie. W praktyce zdarza się, że jedna strona uzgadnia warunki współpracy mailowo, a później druga strona się z niej wycofuje, argumentując, że brak tradycyjnego, pisemnego dokumentu oznacza brak wiążącej umowy. Czy takie twierdzenia są zgodne z prawem?
Czym jest umowa?
Umowa to porozumienie pomiędzy co najmniej dwoma stronami, które zobowiązuje je do określonego działania lub zaniechania. Wszelkie reguły z nimi związane reguluje Kodeks cywilny. Podstawową zasadą jest swoboda zawierania umów, co oznacza, że strony mogą swobodnie kształtować treść umowy, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem, zasadami współżycia społecznego lub naturą stosunku prawnego.
Forma zawarcia umowy
Polskie prawo przewiduje różne formy zawierania umów, od ustnych po pisemne i elektroniczne. W wielu przypadkach ustne porozumienie jest wystarczające do zawarcia umowy. Jednakże, dla niektórych rodzajów umów, jak na przykład umowy sprzedaży nieruchomości, wymagana jest forma pisemna lub notarialna.
Kodeks cywilny od 2016 roku uznaje tzw. formę dokumentową, która dostosowuje przepisy do realiów współczesnego życia. Zgodnie z art. 77² Kodeksu cywilnego, do zachowania formy dokumentowej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, który pozwala na ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem w tym kontekście jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, co obejmuje również e-maile, smsy czy wiadomości w mediach społecznościowych.
Czym jest dokument?
W myśl przepisów, dokument to każdy nośnik informacji, który umożliwia zapoznanie się z jej treścią. Może to być tradycyjna kartka papieru, ale również elektroniczny zapis, taki jak e-mail, sms czy wiadomość w aplikacjach typu Messenger. Kluczowym elementem jest możliwość odczytania treści i identyfikacji osoby, która złożyła oświadczenie.
Umowa zawarta przez email a forma pisemna
W przypadku korespondencji emailowej, często nie jest stosowany podpis kwalifikowany, co mogłoby rodzić wątpliwości co do spełnienia wymogu formy pisemnej. Warto jednak zauważyć, że email może być traktowany jako dokument elektroniczny, a za dokument w rozumieniu prawnym uznaje się każdy zapis informacji umożliwiający ustalenie jego treści. Zatem, email z jasno określonymi warunkami umowy i akceptacją drugiej strony może być uznany za wiążący dokument, pod warunkiem że strony jednoznacznie wyraziły swoją wolę zawarcia takiej umowy.
Aby umowa zawarta za pośrednictwem e-maila była ważna, konieczne jest ustalenie tożsamości osoby składającej oświadczenie woli. Najlepiej, gdy adres e-mail zawiera imię i nazwisko, a treść wiadomości jest podpisana. Umożliwia to identyfikację nadawcy i zwiększa pewność prawną.
Kiedy więc umowa zawarta przez e-mail jest ważna?
Umowa zawarta przez e-mail jest ważna i ma moc prawną, o ile spełnia wymogi formy dokumentowej. Ważne jest, aby można było jednoznacznie ustalić, kto i co ustalił w ramach porozumienia. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie umowy mogą być zawierane w tej formie. Przepisy prawa mogą wymagać zachowania szczególnej formy dla niektórych rodzajów umów, co jest obwarowane rygorem nieważności.
Praktyczne aspekty zawierania umów przez email
Podczas zawierania umów przez email, warto zwrócić uwagę na kilka praktycznych kwestii:
- Jasność i precyzja warunków – warunki umowy powinny być jasno i precyzyjnie określone, aby uniknąć późniejszych nieporozumień.
- Wola stron – kluczowe jest jednoznaczne wyrażenie woli stron co do zawarcia umowy, co można zrobić poprzez wyraźne potwierdzenie warunków umowy w korespondencji emailowej.
- Archiwizacja korespondencji – zachowanie pełnej korespondencji może być kluczowe w przypadku ewentualnych sporów, jako dowód zawarcia umowy i jej warunków.
Przykłady umów wymagających szczególnej formy
Niektóre umowy wymagają spełnienia określonych wymogów formalnych, przez co nie mogą zostać zawarte przez email. Na przykład:
- Sprzedaż nieruchomości – wymaga aktu notarialnego.
- Przeniesienie majątkowych praw autorskich – wymaga formy pisemnej.
- Udzielenie licencji wyłącznej – również wymaga formy pisemnej.
Te przypadki pokazują, że pomimo powszechności formy dokumentowej, pewne umowy muszą być zawierane w sposób tradycyjny, aby były ważne.
Umowy zawierane przez email mogą mieć moc prawną, o ile spełniają podstawowe wymagania prawa cywilnego dotyczące zawierania umów. W przypadku umów wymagających formy pisemnej, użycie podpisu kwalifikowanego jest konieczne, aby email mógł być uznany za równoważny z dokumentem pisemnym. Warto jednak pamiętać, że każde porozumienie, nawet zawarte w sposób nieformalny, może rodzić skutki prawne, dlatego ważne jest, aby zawsze dokładnie przemyśleć warunki umowy i sposób jej zawarcia.
