Umowa o zachowaniu poufności jest jedną ze standardowych przy zatrudnianiu pracownika, często jednak jest ona również potrzebna w nieco innych sytuacjach, jak np. przy poszukiwaniu inwestorów czy wspólników. Co nam daje umowa NDA i kiedy warto ją spisać? Jak powinna wyglądać i co zawierać poprawnie spisana umowa o zachowaniu poufności?
Co to jest umowa o zachowaniu poufności?
Umowa o zachowaniu poufności inaczej umowa NDA jest to rodzaj umowy, której celem jest ochrona informacji poufnych przed ich ujawnieniem osobom trzecim. W tym miejscu warto zaznaczyć także, że informacjami poufnymi są z reguły te, które przedstawiają wartość gospodarczą i nie zostały podane do publicznej wiadomości, a ponadto dołożono wszelkich starań w celu zachowania ich poufności. Dodatkowo należy pamiętać, że umowa o zachowaniu poufności powinna dokładnie określać:
- które z przekazanych informacji są informacjami poufnymi,
- w jakich okolicznościach osoba może wykorzystać informacje poufne,
- co można zrobić z informacjami poufnymi po zakończeniu współpracy.
Aby umowa NDA miała ważność i gwarantowała jej należyte wykonanie należy w niej także umieścić postanowienia o karze umownej.
Co powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności?
Umowa o zachowaniu poufności powinna zawierać postanowienia regulujące najważniejsze kwestie:
- okoliczności w jakich jest zawierana,
- zakres poufnych informacji,
- szczegółowe określenie informacji poufnych,
- ogólny zakres informacji, które uznawane są za poufne,
- sposób ich oznaczenia,
- obowiązki strony w stosunku do informacji poufnych,
- czas obowiązywania poufności,
- kary umowne.
Sposób obchodzenia się z informacjami poufnymi a umowa NDA
Sposób ochrony informacji poufnych może być różny w zależności od danego kontrahenta. Niekiedy może się okazać, że wymagane będzie wskazanie stosowania określonych środków ochrony wobec konkretnego rodzaju informacji, dlatego też w umowę należy:
- wskazać, jak mają być przechowywane dane,
- kto może mieć do nich dostęp,
- określić warunki, na jakich ujawnienie informacji osobom trzecim jest dozwolone a także,
- wskazać, co należy zrobić z danymi po rozwiązaniu umowy NDA.
Na jak długo zawierana jest umowa NDA?
Nie ma określonych ram na jak długo powinny być podpisywane umowy NDA. Najważniejsze jest jedna, aby trwała ona tak długo, jak umowa główna, której jest częścią. Najczęściej podaje się tutaj terminy miesięczne lub roczne. Niektórzy także zaznaczają, że informacje są uznane za poufne, dopóki mają one wartość gospodarczą. Należy również pamiętać, aby kolejno spisywane klauzule poufności się nie zazębiały.
Kary za naruszenie umowy NDA
W umowie o zachowaniu poufności należy także określić, jakie kary zostaną nałożone za naruszenie warunków umowy tudzież bezprawne przekazanie informacji poufnych osobom trzecim. W sytuacji dochodzenia roszczeń na tej podstawie wystarczy wyłącznie wskazać, że doszło do naruszenia umowy. Co istotne, nie musimy wskazywać szkody, bowiem w praktyce jest to często bardzo utrudnione.
O zawarciu umowy NDA należy pomyśleć na wstępnym etapie współpracy, czy to zatrudniając nowego pracownika, czy też poszukując inwestorów, często już bowiem w trakcie prowadzenia rozmów dochodzi do ujawnienia istotnych informacji z punktu widzenia prowadzonego biznesu.
